Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Front Office di Hotel

 

Front office atau FO ialah salah satu departement yang ada di hotel. Tugas dan tanggung jawabnya ialah mengenai pelayanan terhadap tamu. Mulai dari tamu melakukan pemesanan kamar, memberikan informasi pada calon tamu, menerima kedatangan tamu (Check-in), menangani telepon, menangani barang bawaan tamu, sampai hingga menangani keberangkatan tamu (Check-out).

Tugas front office tersebut diambil berdasarkan bagian-bagian yang ada di front office atau section-section front office, yang terdiri dari reservation, reception, information, telephone operator, concierge, dan front office cashier.

Berikut, Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Front Office di Hotel

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Front Office di Hotel

Hampir semua tugas front office hotel berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Maka dari itu, front office sering disebut sebagai jantungnya hotel. Di front office tamu memperoleh pelayanan mulai dari datang hingga meninggalkan hotel.

Dengan kata lain semenjak tamu menginjakan kaki di hotel sampai meninggalkan hotel memerlukan pelayanan dari front office. Maka front office bertugas dan bertanggung jawab terhadap semua pelayanan yang dibutuhkan oleh tamu termasuk oleh manajemen hotel.

Dalam menjalankan tugasnya di front office, departement front office ini dipimpin oleh seorang manager (front office manager). Oleh karena itu berikut ini tugas front office yang harus diawasi oleh front office manager.

Menerima dan Menangani Reservasi Kamar yang dilakukan oleh Calon Tamu

Tugas front office di hotel ialah menangani reservasi kamar tamu. Tugas yang satu ini ialah tanggung jawab dari bagian reservation. Pemesan kamar ialah interaksi pertama yang dilakukan tamu dengan pihak hotel, maka petugas reservation harus dapat menangani tamu dengan sebaik mungkin.

Sebab ini merupakan kesan yang pertama, maka hal tersebut menjadi sangat penting sekali. Dengan kesan pertama yang baik, maka otomatis akan meningkatkan kemungkinan tamu untuk menginap dan kembali lagi untuk menginap di hotel tersebut.

Melakukan Konfirmasi Pemesanan Kamar yang dilakukan oleh Tamu

Sama halnya seperti sebelumnya, tugas front office yang satu ini juga tugas dari bagian reservasi. Setelah tamu melakukan pemesanan kamar, maka petugas reservation harus memastikan kembali apakah pemesanan kamar ini sudah benar sesuai dengan permintaan tamu.

Menerima dan Menangani Kedatangan Tamu (Check-in) serta Keberangkatan (Check-out) Tamu

Setelah tamu setuju dengan reservasi kamarnya, tibalah saatnya tamu tiba di hotel. Untuk tugas front office yang satu ini ialah merupakan tugas dari bagian reception. Reception akan melakukan registrasi terhadap tamu yang akan tiba dan sudah melakukan pemesanan kamar sebelumnya.

Tetapi terkadang juga reception akan menjumpai tamu yang datang tanpa melakukan pemesanan kamar (walk in guest). Maka dengan semaksimal mungkin petugas reception harus menangani tamu ini. Dan terkadang tergantung season, pihak hotel sulit menemukan kamar yang tersedia. Tetapi bila ada kamar yang tersedia, reception sebisa mungkin melakukan up selling.

Meminta Deposit dari Pemesanan Kamar yang dilakukan oleh Tamu

Meminta deposit kamar juga ialah merupakan tugas dan tanggung jawab front office departement. Pihak hotel akan meminta deposit terhadap kamar yang akan dipesan oleh tamu. 

Deposit ini ialah sebagai garansi bahwa tamu tersebut akan datang ke hotel, dan tamu tidak kabur dari hotel tanpa melakukan pembayaran. Deposit ini dapat berupa biaya 1 malam kamar atau juga bisa juga full charge.

Memberikan Informasi kepada Tamu

Saat tamu menginap di hotel, maka banyak hal yang belum diketahui dari hotel tempat menginap, maupun informasi di lingkungan sekitaran hotel. Oleh karena itu pihak hotel akan membantu dengan memberikan layanan informasi kepada tamu.

Informasi ini bisa tentang fasilitas hotel, kegiatan yang sedang ada di hotel, maupun informasi wisata di sekitaran hotel. Tugas front office yang satu ini ialah merupakan tugas dari bagian information, namun juga terkadang tugas dari reception.

Menangani Guest Complaint

Menangani guest complaint juga merupakan salah satu hal yang harus dihadapi oleh front office. Petugas front office harus mengikuti standar prosedur dalam menangani tamu yang complaint, supaya dapat terciptanya solusi yang terbaik terhadap tamu.

Tugas dan tanggung jawab front office di hotel yang satu ini ialah milik dari bagian reception.

Membuat Laporan Hotel Occupancy

Setiap harinya seorang petugas di front office harus membuat laporan mengenai tingkat hunian kamar di hotel (room occupancy) tugas yang satu ini ialah merupakan tugas dari petugas front office yang bertugas shift malam.

Hal ini supaya petugas yang di pagi hari dapat mengatur operational dengan maksimal. Oleh karena itu tugas front office departement yang satu ini sangat penting.

Menangani Barang Bawaan Tamu

Untuk tugas front office yang satu ini ialah merupakan tugas dari seorang bellboy. Bellboy ini ialah merupakan bagian dari section concierge. 

Bellboy akan melayani barang bawaan tamu ini mulai dari tamu tersebut check-in, check-out, maupun pindah kamar. Bellboy harus memastikan bahwa seluruh barang bawaan tamu dalam kondisi yang baik, lengkap, dan aman.

Menangani Sambungan Telepon di Hotel

Memberikan layanan telepon ialah merupakan salah satu tugas dan tanggung jawab dari front office. Untuk di bagian ini merupakan jatah dari bagian telephone operator. Petugas telephone operator akan melayani sambungan telepon baik itu dari dalam hotel, maupun dari luar hotel. Dan juga baik itu dari tamu, maupun dari rekan kerja di hotel.

Menangani Tagihan Tamu dan Guest Bill

Segala sesuatu yang berhubungan dengan pembayaran tamu di hotel ialah merupakan tugas dan tanggung jawab dari front office. Front office sendiri mempunyai bagian yang khusus untuk menangani guest bill, yakni bagian dari front office cashier.

Bertanggung Jawab atas seluruh Kelancaran Operasional di Front Office

Untuk tugas yang terakhir ini, merupakan tugas dan tanggung jawab dari seluruh anggota di front office. Baik itu reservation, reception, information, concierge, telephone operator, maupun front office cashier, bertanggung jawab atas seluruh kelancaran operasional di front office.

Oleh karena itu, diperlukan kerja sama yang baik antar rekan kerja atau section yang ada di front office. Tugas dan tanggung jawab front office departement ini sangatlah bergantung dari kerja sama masing-masing section di front office. 

Oleh karena itu front office dibagi menjadi beberapa bagian demi memperlancar pembagian tugas dan tanggung jawab di front office itu sendiri.

Demikian, tugas dan tanggung jawab seorang front office yang ada di hotel yang harus diketahui jika anda ingin berniat bekerja sebagai seorang front office di hotel. Semoga Bermanfaat.